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An invoice is a legally binding financial document issued by a seller (such as a freelancer or small business) to a buyer. It details the products or services provided, the quantities, the agreed prices, and the payment terms. Invoices serve multiple purposes: they request payment from clients, act as a record for tax and audit purposes, and help track company revenue streams.

A tax invoice is a specialized invoice type that shows details of taxable transactions. Unlike standard simple billing slips, a tax invoice must explicitly itemize the tax rate applied, show the calculated tax amount, and state the formal tax registration numbers (like VAT Registration or GSTIN) of both parties to be eligible for tax reclamation.

Many freelancers and small business owners use quotes, estimates, and invoices interchangeably, but they serve completely different purposes in the sales funnel. A quote is a fixed-price offer, an estimate is a rough price guess, and an invoice is a binding request for payment once services are performed.
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